Polityka prywatności

1. O czym jest ten dokument

Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka") informuje Cię, w jaki sposób Aventech Innovation Sp. z o.o. — prowadząca działalność pod marką Aventium — przetwarza Twoje dane osobowe zbierane w związku z korzystaniem ze strony internetowej aventium.ai (dalej: „Serwis") oraz świadczeniem usług Aventium.

Dokument jest zgodny z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO),
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.),
• Ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (w zakresie regulującym pliki cookies i podobne technologie).

Polityka prywatności jest uzupełniana przez odrębną Politykę cookies, w której znajdziesz szczegóły dotyczące plików cookies wykorzystywanych w Serwisie.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

AVENTECH INNOVATION Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Kędzierzyńska 17
41-902 Bytom

KRS: 0000942894
Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
NIP: 6252480528
REGON: 520804227
Kapitał zakładowy: 5000,00 zł

Marka handlowa: Aventium
Domena: aventium.ai

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:

• Email: [email protected]
• Odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.

Inspektor Ochrony Danych (IOD): Administrator nie wyznaczył IOD. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o bezpośredni kontakt na podany powyżej adres e-mail.

3. Podsumowanie Twoich praw

Na gruncie RODO przysługuje Ci siedem fundamentalnych praw, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Szczegółowy opis w sekcji 13. Tutaj — skrót:

Aby skorzystać z praw: napisz do nas na [email protected].

4. Jakie dane o Tobie zbieramy

Zbieramy tylko te dane, które są nam niezbędne do świadczenia usług Aventium oraz prowadzenia komunikacji z Tobą. Stosujemy zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

4.1. Dane z formularzy kontaktowych

W Serwisie dostępne są cztery formularze kontaktowe, w zależności od tego, z którego filaru usług Aventium chcesz skorzystać. Każdy formularz wyraźnie wskazuje, jakie dane zbieramy.

Formularz „Bezpłatna Diagnoza AI" (filar Automatyzacja)

Formularz „Audyt Widoczności w AI" (filar Widoczność)

Formularze „Szybki kontakt" (Automatyzacja i Widoczność)

4.2. Dane z komunikacji mailowej

Jeśli napiszesz do nas bezpośrednio na adres email (np. [email protected] lub inny adres Aventium), przetwarzamy dane zawarte w Twojej wiadomości — przede wszystkim: Twój adres email, imię (jeśli je podasz), treść wiadomości, ewentualne załączniki.

4.3. Dane techniczne

Podczas Twojej wizyty w Serwisie automatycznie zbierane są niektóre dane techniczne:

• Adresy IP odwiedzających — zapisywane w logach serwera Cloudflare (krótka retencja, do celów bezpieczeństwa i ochrony przed atakami DDoS),
• User Agent przeglądarki — informacja o typie urządzenia i przeglądarce,
• Geolokalizacja na poziomie kraju — wynika z adresu IP, używana do dostarczania zawartości z najbliższego węzła CDN,
• Czas żądań HTTP — ślad techniczny dla potrzeb diagnostyki.

Te dane są przetwarzane wyłącznie w celach bezpieczeństwa i utrzymania działania Serwisu. Nie są wykorzystywane do profilowania ani identyfikacji pojedynczych użytkowników.

4.4. Dane techniczne (pliki cookies)

Podczas Twojej wizyty w Serwisie wykorzystujemy pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowy wykaz znajdziesz w odrębnej Polityce cookies.

4.5. Czego NIE zbieramy

Dla jasności — Aventium nie zbiera żadnych danych wrażliwych w rozumieniu art. 9 RODO. Oznacza to, że nie zbieramy informacji o:

• pochodzeniu rasowym lub etnicznym,
• poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych,
• przynależności do związków zawodowych,
• danych genetycznych ani biometrycznych,
• stanie zdrowia,
• życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Aventium nie prowadzi również:

• newslettera ani mailingu marketingowego (na dzień wejścia w życie tej Polityki),
• kont użytkowników na stronie aventium.ai (Serwis ma charakter wyłącznie marketingowy, brak rejestracji),
• sklepu internetowego ani transakcji online.

5. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane

Dla każdego rodzaju działania, które podejmujesz w kontakcie z Aventium, przedstawiamy poniżej cel przetwarzania, podstawę prawną (artykuł RODO) oraz okres przechowywania danych.

5.1. Wypełniasz formularz „Diagnoza AI" lub „Audyt Widoczności" (formularze pełne)

5.2. Wypełniasz formularz „Szybki kontakt" (callback)

5.3. Piszesz do nas mailowo (poza formularzem)

5.4. Zostajesz klientem Aventium (po zawarciu umowy)

5.5. Wsparcie analityczne przez narzędzia AI (LLM)

5.6. Rachunkowość, podatki i archiwizacja

5.7. Dochodzenie lub obrona roszczeń

5.8. Bezpieczeństwo Serwisu i ochrona przed atakami

6. Tabela okresów przechowywania (skonsolidowana)

Poniżej zbiorczo wszystkie okresy przechowywania wymienione w sekcji 5:

Po upływie powyższych okresów Twoje dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.

7. Komu przekazujemy Twoje dane

Aby móc świadczyć usługi Aventium, korzystamy z zaufanych dostawców narzędzi — tak zwanych podmiotów przetwarzających (ang. processors). Przetwarzają oni Twoje dane wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

Nie sprzedajemy Twoich danych żadnym podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Poniżej pełna lista odbiorców Twoich danych:

7.1. Dostawca platformy formularzy — Filllout

7.2. Dostawca poczty firmowej — Google Workspace

7.3. Dostawca platformy automatyzacji — Make

7.4. Dostawcy narzędzi AI (LLM)

W ramach wsparcia analitycznego opisanego w sekcjach 5.5 i 9, korzystamy z następujących dostawców modeli językowych:

7.4.1. OpenAI (ChatGPT / API)

7.4.2. Anthropic (Claude)

7.4.3. Google (Gemini)

7.5. Dostawca hostingu i infrastruktury — Cloudflare

7.6. Biuro księgowe

7.7. Repozytorium kodu źródłowego — GitHub

7.8. Organy publiczne

W określonych przepisami prawa przypadkach jesteśmy zobowiązani udostępnić Twoje dane organom publicznym — na przykład sądom, prokuraturze, policji, Urzędowi Skarbowemu, ZUS. Udostępnienie następuje wyłącznie na ich udokumentowane żądanie i w zakresie wymaganym prawem.

8. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy z naszych dostawców narzędzi mają siedzibę poza EOG — konkretnie w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to:

• Cloudflare, Inc. (sekcja 7.5)
• Filllout, Inc. (sekcja 7.1)
• Google LLC (sekcje 7.2 i 7.4.3)
• OpenAI, L.L.C. (sekcja 7.4.1)
• Anthropic PBC (sekcja 7.4.2)
• GitHub, Inc. (sekcja 7.7)

W odniesieniu do tych transferów danych stosujemy następujące zabezpieczenia:

8.1. Data Privacy Framework (DPF) jako podstawa pierwotna

Wszystkie wymienione powyżej podmioty ze Stanów Zjednoczonych są certyfikowane w ramach Data Privacy Framework — programu pomiędzy UE a USA, zatwierdzonego decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r., która stwierdza, że Stany Zjednoczone zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przekazywanych z UE do certyfikowanych podmiotów amerykańskich.

Oznacza to, że przekazanie Twoich danych do tych podmiotów odbywa się na podstawie decyzji adekwatnościowej Komisji Europejskiej (art. 45 RODO) — najmocniejszej dostępnej w RODO podstawy transferu.

Listę podmiotów certyfikowanych możesz zweryfikować pod adresem: https://www.dataprivacyframework.gov/list

8.2. Standardowe klauzule umowne (SCC) jako wzmocnienie

Niezależnie od certyfikacji DPF, wszystkie wymienione podmioty stosują równolegle standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza KE (UE) 2021/914 z 4 czerwca 2021 r.), o których mowa w art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Klauzule te są inkorporowane do umów DPA każdego dostawcy i pełnią rolę mechanizmu zabezpieczającego na wypadek gdyby certyfikacja DPF kiedykolwiek wygasła lub została zakwestionowana (precedens: orzeczenie TSUE w sprawie Schrems II, lipiec 2020 r., dotyczące unieważnienia poprzedniego programu Privacy Shield).

8.3. Lokalizacja przetwarzania w praktyce

W odniesieniu do Cloudflare — dostawcy infrastruktury hostingowej Serwisu — większość ruchu polskich odwiedzających Serwis obsługiwana jest z węzłów edge zlokalizowanych w Unii Europejskiej (Polska, Niemcy, Holandia). Faktyczne przekazanie danych do USA dotyczy ograniczonych zakresów (logi systemowe, agregowane statystyki).

9. Wykorzystanie narzędzi AI (LLM) do wsparcia komunikacji

Z racji profilu Aventium — agencji specjalizującej się w sztucznej inteligencji — chcemy być wobec Ciebie w pełni transparentni w kwestii wykorzystania AI we własnych procesach.

9.1. Do czego używamy AI

Korzystamy z modeli językowych (LLM) — ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic), Gemini (Google) — do wsparcia analitycznego w obsłudze Twoich zgłoszeń. Konkretnie:

• Podsumowanie zgłoszenia — LLM pomaga nam skondensować treść dłuższego formularza w szybkie podsumowanie, żebyśmy mogli efektywniej przygotować się do rozmowy z Tobą.
• Wstępna propozycja odpowiedzi — LLM przygotowuje szkic odpowiedzi lub pytań uzupełniających, który następnie człowiek (Mateusz Górski — CEO Aventium) weryfikuje, edytuje i ewentualnie wysyła.
• Analiza branżowa — LLM może pomóc w zrozumieniu specyfiki Twojej branży i zaproponowaniu wstępnego kierunku rozmowy.

9.2. Czego AI w Aventium NIE robi

• NIE podejmuje decyzji biznesowych wobec Ciebie (np. czy odpowiemy, kiedy, w jakim priorytecie).
• NIE ocenia Cię jako klienta (nie scoreuje, nie kategoryzuje jako „hot lead" / „cold lead").
• NIE wysyła automatycznie żadnych odpowiedzi do Ciebie — wszystkie maile, które dostajesz od Aventium, są przeczytane i zaakceptowane przez człowieka przed wysyłką.
• NIE trenuje się na Twoich danych — zgodnie z politykami operatorów (OpenAI, Anthropic, Google), dane przesyłane przez API biznesowe nie są wykorzystywane do trenowania modeli publicznych.

9.3. Twoje prawo do sprzeciwu

Jeśli nie chcesz, aby Twoje dane z formularza były analizowane z wykorzystaniem narzędzi AI (nawet w asystującej roli opisanej powyżej), możesz wnieść sprzeciw zgodnie z art. 21 RODO, pisząc do nas na [email protected]. Wówczas Twoje zgłoszenie zostanie obsłużone wyłącznie ręcznie.

10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Aventium nie stosuje wobec Ciebie profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało.

W szczególności:

• Nie tworzymy Twojego profilu marketingowego,
• Nie scoreujemy Cię jako leada,
• Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany,
• Wszystkie istotne decyzje w Twojej sprawie (np. przygotowanie oferty, umówienie spotkania, odpowiedź na zapytanie) podejmowane są przez człowieka.

Narzędzia AI opisane w sekcji 9 pełnią wyłącznie rolę asystującą — nie rolę decydenta.

11. Bezpieczeństwo Twoich danych

Przetwarzając Twoje dane osobowe stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO. W szczególności:

11.1. Środki techniczne

• Szyfrowanie połączenia HTTPS / TLS 1.3 dla całego ruchu w Serwisie — zapewniane automatycznie przez infrastrukturę Cloudflare,
• HSTS (HTTP Strict Transport Security) — wymuszenie szyfrowanych połączeń przez przeglądarki użytkowników,
• Ochrona przed atakami DDoS — Cloudflare Bot Management i WAF (Web Application Firewall) na poziomie infrastruktury,
• Brak własnej bazy danych po stronie Serwisu — Serwis to czysty statyczny HTML, dane osobowe są przekazywane wyłącznie do podmiotów wymienionych w sekcji 7 (Filllout, Make, Google Workspace), żadne dane osobowe nie są przechowywane bezpośrednio na serwerach Cloudflare ani w infrastrukturze własnej Aventium,
• Szyfrowanie danych w spoczynku u wszystkich dostawców wymienionych w sekcji 7,
• Kontrola dostępu — dostęp do Twoich danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków,
• Kopie zapasowe danych u dostawców poczty i platform,
• Monitoring bezpieczeństwa po stronie dostawców infrastruktury (Cloudflare, Google Workspace, Filllout, Make) — posiadają certyfikaty SOC 2, ISO 27001 lub równoważne.

11.2. Środki organizacyjne

• Umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) zawarte ze wszystkimi podmiotami przetwarzającymi (na podstawie publicznie dostępnych DPA dostawców),
• Zasada minimalizacji danych — zbieramy tylko dane niezbędne do realizacji celu,
• Regularny przegląd zabezpieczeń i dostępów.

11.3. W przypadku naruszenia ochrony danych

Jeżeli doszłoby do naruszenia ochrony Twoich danych osobowych, zgodnie z art. 33 i 34 RODO:

• Zgłosimy naruszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (jeżeli istnieją takie prawne obowiązki),
• Poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki, jeśli naruszenie może skutkować wysokim ryzykiem dla Twoich praw i wolności.

12. Pliki cookies

Nasz Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie (Local Storage, Session Storage). Szczegółowe informacje — jakie konkretnie pliki, w jakim celu, na jaki czas — znajdziesz w odrębnej Polityce cookies.

W skrócie:

• Cookies niezbędne są aktywne zawsze (nie wymagają Twojej zgody) — zapamiętanie wyboru w panelu zgód, ochrona przed botami (Cloudflare), działanie formularza kontaktowego (Filllout).
• Cookies analityczne, marketingowe i funkcjonalne są aktywowane wyłącznie za Twoją zgodą, którą możesz wyrazić lub wycofać w panelu zgód dostępnym w Serwisie.
• Obecnie Serwis nie wykorzystuje cookies analitycznych, marketingowych ani funkcjonalnych. Planowane jest wdrożenie Cloudflare Web Analytics (cookieless — nie wymaga zgody) oraz w dalszej kolejności Google Analytics 4 (wymaga zgody — wówczas zaktualizujemy Politykę cookies).

13. Twoje prawa — szczegółowo

Poniżej szczegółowy opis wszystkich praw, które przysługują Ci na mocy RODO.

13.1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Możesz uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz otrzymać ich kopię wraz z informacją o:

• celach przetwarzania,
• kategoriach przetwarzanych danych,
• odbiorcach danych,
• planowanym okresie przechowywania,
• przysługujących Ci prawach,
• źródle danych (jeśli nie pochodzą od Ciebie),
• ewentualnym profilowaniu.

13.2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Masz prawo żądać sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

13.3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO)

Możesz żądać usunięcia Twoich danych, jeżeli:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
• wycofałeś/aś zgodę, a nie ma innej podstawy przetwarzania,
• wniosłeś/aś skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania,
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Uwaga: Nie w każdym przypadku musimy usunąć Twoje dane — np. jeśli mamy obowiązek prawny ich dalszego przetwarzania (np. dla rachunkowości). W takim przypadku wyjaśnimy Ci, dlaczego i na jak długo musimy je zachować.

13.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Możesz żądać wstrzymania przetwarzania Twoich danych (zachowujemy je, ale nie używamy), jeżeli:

• kwestionujesz prawidłowość danych — na czas ich weryfikacji,
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiasz się ich usunięciu,
• nie potrzebujemy już danych, ale Ty potrzebujesz ich do dochodzenia roszczeń,
• wniosłeś/aś sprzeciw — na czas jego rozpatrzenia.

13.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Możesz otrzymać od nas swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie elektronicznym (np. CSV, JSON) — pod warunkiem, że przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy i jest zautomatyzowane.

13.6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — w tym wobec:

• wsparcia analitycznego przez narzędzia AI (sekcja 5.5),
• przetwarzania dla celów dochodzenia roszczeń (sekcja 5.7),
• przetwarzania dla celów bezpieczeństwa Serwisu (sekcja 5.8),
• korespondencji mailowej (sekcja 5.3).

W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania — chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności.

13.7. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody (np. zaznaczenie checkboxa w formularzu), możesz ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed wycofaniem.

13.8. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
https://uodo.gov.pl

13.9. Jak skorzystać z praw

Aby skorzystać z dowolnego z powyższych praw:

1. Napisz do nas na [email protected] — opisz, z którego prawa chcesz skorzystać.
2. Zweryfikujemy Twoją tożsamość (możemy poprosić Cię o podanie dodatkowych informacji, aby upewnić się, że żądanie pochodzi od osoby uprawnionej).
3. Odpowiemy w ciągu 1 miesiąca od otrzymania żądania (w wyjątkowych przypadkach możemy przedłużyć ten termin o kolejne 2 miesiące, informując Cię o przyczynach opóźnienia).
4. Korzystanie z praw jest dla Ciebie bezpłatne — chyba że żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne (np. powtarzające się bez uzasadnienia), w takim przypadku możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić działania.

14. Zmiany w Polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku:

• wdrożenia nowych narzędzi lub usług, które wpływają na sposób przetwarzania Twoich danych,
• zmiany podmiotów przetwarzających lub dodania nowych,
• zmian w obowiązujących przepisach prawa,
• zmian w architekturze technicznej Aventium lub Serwisu.

Każda zmiana zostanie odzwierciedlona poprzez:

• aktualizację daty „Ostatnia aktualizacja" na początku dokumentu,
• zwiększenie numeru wersji dokumentu,
• w przypadku istotnych zmian — dodatkowo wyraźne poinformowanie Cię (np. przez email, jeśli jesteś naszym klientem, lub przez komunikat na stronie).

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://aventium.ai/polityka-prywatnosci.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji Twoich praw lub jakichkolwiek pytań związanych z niniejszą Polityką prywatności — skontaktuj się z nami:

AVENTECH INNOVATION Sp. z o.o.
ul. Kędzierzyńska 17
41-902 Bytom
KRS: 0000942894
Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS
NIP: 6252480528
REGON: 520804227
Kapitał zakładowy: 5000,00 zł

E-mail: [email protected]
Strona internetowa: https://aventium.ai

Odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych (a na wnioski dotyczące realizacji praw z RODO — zgodnie z terminem 1 miesiąca przewidzianym w art. 12 ust. 3 RODO).

Wersja dokumentu: 0.2 · Status: do weryfikacji prawnej · Stan po migracji infrastruktury z Lovable na Cloudflare Pages